Notre objectif est de proposer aux avocats un écosystème complet alliant fonctionnalités étendues et performance, pour un coût maîtrisé. Vous trouverez ci-dessous des liens vers des produits et services testés par nos équipes et certifiés compatibles avec la solution OPTIMUS.
LE SERVEUR À DOMICILE
Le serveur est la clé de voute de votre installation. Cette machine, associée au logiciel OPTIMUS, gère l'ensemble de vos données de manière sécurisée. Nous avons choisi de préconiser l'utilisation d'un mini-pc qui allie faible encombrement et faible consommation électrique, tout en fournissant une puissance suffisante pour des cabinets pouvant compter jusqu'à 50 utilisateurs, pour un investissement total de moins de 400 € HT. Petite astuce : pour vous prémunir contre le vol, l'incendie ou la perte accidentelle de données, il suffit d'acheter deux serveurs identiques et d'en laisser un à votre cabinet, et l'autre à votre domicile. Les serveurs peuvent ensuite se synchroniser pour assurer une double sauvegarde.
Une autre option pour stocker vos données consiste à louer un serveur chez un hébergeur professionnel. L'avantage principal de cette solution est que l'installation se fait automatiquement en 5 minutes via le logiciel Optimus et qu'il n'y a qu'un abonnement mensuel à payer (entre 3 et 10 € HT). Ce n'est pas la solution que nous privilégions car elle fait intervenir un prestataire extérieur, mais c'est la solution préférée des petits budgets, ainsi que des cabinets qui ne disposent pas d'une connexion fibre assez rapide pour héberger un mini-pc à domicile. Nous recommandons OVH car il s'agit d'une société française, qui héberge ses données en France et qui jouit d'une réputation certaine en termes de sécurité et de fiabilité. Astuce : vous pouvez disposer d'un serveur à domicile et d'un second serveur en mode hébergé pour assurer vos sauvegardes. Les serveurs hébergés peuvent en effet se synchroniser avec les serveurs à domicile.
Le poste de travail est bâti sur la même technologie que nos serveurs, à savoir un mini-pc Intel. Les machines sont donc interchangeables pour une polyvalence maximale. Un avocat travaillant seul peut même utiliser un seul mini-pc, à la fois comme serveur et comme poste de travail ! Ces mini-pcs ont également un atout majeur : ils se fixent à l'arrière de n'importe quel écran (voir cette photo) permettant ainsi de ne plus s'encombrer d'une tour et de réduire considérablement le cablage au sol. Enfin, l'utilisateur peut librement choisir son système d'exploitation Linux (que nous recommandons) ou Windows (pour ceux qui y restent attachés).
Un poste de travail confortable doit être équipé d'un écran de grande taille mais il est inutile d'opter pour des modèles onéreux qui offrent des caractéristiques techniques de pointe absolument sans intérêt pour faire de la bureautique. Ainsi, le modèle proposé est grand (27") mais très abordable. Il intègre également deux haut parleurs qui évitent de devoir investir dans des enceintes supplémentaires et pas nécessairement indispensables pour une utilisation en cabinet. Par ailleurs, saviez-vous qu'un poste de travail équipé de plusieurs écrans permet d'améliorer la productivité de 10 à 15% (voir cette photo) ? Ceux qui ont essayé ont tous été convaincus ! Nous vous suggérons ainsi un boitier permettant de connecter jusqu'à 3 écrans, compatible avec les mini-pc Intel que nous préconisons. Enfin, pour les budgets confortables nous vous incitons vivement à opter pour des bras articulés qui permettent de libérer de la place sur vos bureaux et surtout de régler la hauteur idéale de vos écrans pour éviter le mal de dos. Attention toutefois, si vous utilisez ces bras et voulez placer vos mini-pcs à l'arrière, un adaptateur est requis (voir cette photo).
A moins d'exercer seul, il va falloir interconnecter tous les équipements du cabinet (serveur, postes de travail, copieurs, machine à affranchir, téléphones IP). Nous préconisons le matériel NETGEAR, testé avec succès par nos utilisateurs. Le routeur NETGEAR a l'avantage de pouvoir fonctionner avec le logiciel OpenWRT qui participe à notre démarche open source et gratuite. Il permet également de créer deux réseaux WIFI étanches, à savoir un réseau privé pour vos collaborateurs et un second réseau public pour vos clients. Les switchs NETGEAR permettent quant à eux de connecter des téléphones VOIP compatibles OPTIMUS avec un seul câble RJ45, sans besoin de les raccorder à une prise électrique.
Nous recommandons les copieurs professionnels CANON de la série ImageRunner ou I-Sensys pour la bonne et simple raison que cette marque fournit des pilotes pour Linux parfaitement fonctionnels pour l'ensemble de ces gammes.
L'hébergeur OVH offre également des solutions de téléphonie VOIP ainsi qu'une solution FAX qui a l'avantage de fonctionner avec des standards ouverts et de pouvoir ainsi s'interconnecter avec le logiciel Optimus. Vous pouvez ainsi envoyer et recevoir des faxs, passer vos appels, consulter vos messages, consulter vos historiques de conversations, directement depuis le logiciel Optimus. OVH est également fournisseur d'accès internet et propose des offres ADSL et fibre. Enfin, vous pouvez également réserver votre nom de domaine chez OVH. Vous pouvez ainsi opter pour un interlocuteur unique pour tous les besoins de votre cabinet.
Nous militons pour l'utilisation de logiciels libres. En ce sens, nous recommandons à nos utilisateurs de s'affranchir des logiciels propriétaires tels que Microsoft Windows ou Microsoft Word. Il existe en effet des alternatives gratuites issues de la communauté open source qui rivalisent aujourd'hui largement avec les solutions payantes.
N'hésitez pas à nous contacter ou nous rejoindre sur les réseaux sociaux. Les bénévoles du projet Optimus ainsi que notre communauté d'utilisateurs seront ravis de vous conseiller et vous aiguiller dans vos choix.
